Sábado, 01 de Agosto de 2009
Você já parou para pensar quanta coisa está envolvida numa simples reunião?
Como assim? Reunião não é simplesmente sentar com a outra parte, dizer o que precisa de ajuste, combinar e ir embora?
Como brasileiros que somos, estamos acostumados e buscamos sempre o “envolvimento”, o corpo a corpo, mas esquecemos que para uma reunião trazer lucro para os negócios, ela deve ser planejada!
E o planejamento se refere ao antes, durante e depois da reunião.
Antes de mergulhar nos temas, o BDO mostra abaixo um resumo em 5 passos para aguçar sua curiosidade:
1.Identificação do problema, recrutamento dos participantes, escolha de local e mediador;
2.Elaboração da pauta da reunião*download BDO;
3.Condução da reunião;
4.Ata da reunião*download BDO;
5.Controle do cumprimento dos itens da ata;
a. Na minha opinião, o mais importante;
Saiba que uma reunião é um exercício de negociação.
Não leia daqui para frente se caso você ache tudo isso
uma perda de tempo!!
Dando um zoom em cada um dos cinco temas acima, você perceberá o quanto de poder possui quem convoca uma reunião.
1.Identificação do problema, recrutamento dos participantes, escolha de local e mediador.
Para que uma reunião exista, é necessário haver algum problema a ser resolvido, nem que seja apenas o alinhamento semanal/mensal de uma empresa.
Quem convoca uma reunião, deve saber de antemão, quem são as pessoas que tem poder de influência nos problemas a serem tratados; esses colaboradores serão os participantes da reunião. Reuniões com poucas pessoas tendem a ser mais produtivas.
A escolha do local é fundamental nos casos que envolvem mais de duas empresas.
O local pode ser neutro, caso o relacionamento das duas empresas é “ganha-ganha”, ou pode pender para um dos lados (por exemplo, numa relação empresa-fornecedor) caso um dos lados queira exercer mais poder, convocando, por exemplo, a reunião em sua sede, com mais pessoas para pressionar a outra parte.
Dica BDO
Não use o poder como autoridade, força.
Ao perder este poder, os outros vão te tratar como você os tratava;
Com o cenário acima desenhado, a escolha do mediador é quase que uma obra de arte. Nem sempre quem convoca uma reunião é o mediador da mesma.
O mediador deve possuir habilidade de negociação, comunicação e principalmente, entender a fundo sobre os temas da pauta.
2.Elaboração da pauta de sua reunião:
A pauta da reunião nada mais é do que os tópicos a serem abordados, visando o “ganho de tempo”, uma vez que ela permite que todos se preparem com fatos e dados.
Um ponto que poucos percebem, é que ao elaborar a pauta de uma reunião, você está privilegiando um tema em detrimento a outro, pois o tempo pressiona a todos.
Os seguintes passos devem ser seguidos ao elaborar uma pauta:
2a. O que tem mais valia para você deve estar no início da pauta;
2b. Divida os temas mais importantes em dois; assim gasta-se mais tempo nestes temas;
2c. Junto dois itens menos importantes ou 2 itens “bons” para seu adversário em um só: assim este tema terá menos importância;
2d. Assuntos gerais devem estar no final da pauta;
2e. Envio da pauta a todos os participantes;
Você deve estar se perguntando:
Se o BDO me aconselha a ter um relacionamento ganha-ganha, sem exercício de poder com a outra parte, porque devo juntar itens positivos para meu adversário em um só, conforme descrito no item 2c. acima?
Primeiramente, porque você deve saber que as pessoas usam este artifício.
Outro ponto é que a pauta deve ser enviada para aprovação a todos, com antecedência suficiente para questionamentos e preparação; os pedidos de mudança devem ser atendidos caso façam sentido.
Não se trata de “se dar bem”; quem convoca a reunião e se prepara para resolver problemas merece mais!
Aconselho a comentar na pauta da reunião que celulares devem estar desligados e que lap-tops não serão permitidos; nossos amigos tecnológicos nos distraem durante uma reunião.
*Dica BDO:
Use o arquivo “pauta de reunião” desenvolvido pelo BDO.
3. Condução da reunião;
Fazer uma abertura é essencial; agradecer a presença de todos, repassar os itens da pauta e dizer o que se espera com a reunião é uma seqüência que ajuda a todos a se aquecerem em torno dos temas.
Após isso, o mediador deve passar ponto a ponto os itens da pauta, controlando o tempo e direcionando os temas a uma conclusão; obviamente que temas mais importantes podem originar outros, mas o mediador deve sempre estar atento à conclusão dos itens da pauta.
Durante a reunião, um fato que faz diferença são as anotações que são feitas por quem convocou a reunião. Essas anotações servirão de matéria-prima para o próximo passo, a ata da reunião!
Caso quem convocou a reunião seja também o mediador, é aconselhável orientar alguém para fazer as anotações, dividindo a tarefa.
4. Ata da reunião
É outro elemento que envolve poder; quem faz a ata está documentando o que cada um disse e quem vai fazer o que, no prazo combinado.
Acredite, as palavras tem poder!
Quem redige a ata (na minha opinião, deve ser sempre quem convocou a reunião), deve escolher com carinho as palavras, pois elas além de servirem de motivação para quem vai executar as tarefas, são direcionadoras para o resultado esperado.
É na ata da reunião que devem ser listadas as ações sobre determinados temas, quem são os responsáveis pelas ações e o prazo para execução das mesmas;
*Dica BDO:
Use o arquivo “ata de reunião” desenvolvido pelo BDO.
5. Controle do cumprimento dos itens da ata;
Comentei logo no início, que este é o passo mais importante de uma reunião.
Digo isso porque é comum se terem idéias mirabolantes mas que caem por terra na execução; ou ainda, falta disciplina para o cumprimento dos prazos; muitas vezes, falta também comprometimento.
Quem convocou a reunião ou alguém designado por ele deve sempre fazer o “follow-up” (cobrar o retorno) dos itens da ata, com os responsáveis.
Esse follow-up deve ser preferencialmente “ao vivo” ou por telefone.
A simpatia, empatia e a comunicação ao vivo não têm comparação com um e-mail frio; acredite, seus resultados serão bem melhores desta forma!
É claro que se a equipe é madura, o e-mail deve ser suficiente para a cobrança.
Interessante notar que é no follow-up que negociações de prazo devem acontecer.
Pouco a pouco, ao se cumprirem as tarefas da ata, os envolvidos perceberão que as ações surtiram efeito e isso é o maior bem para uma empresa.
Espero que você tenha sucesso daqui para frente em suas reuniões em casa, com sua equipe e com outras empresas.
Forte abraço e nos vemos no mercado!
Ohannes Bedoyan
Quer saber mais?
- Como Administrar Reuniões", de Cândido Teobaldo de Souza Andrade;
- Desvendando os segredos da linguagem corporal – Alan& Bárbara Pease;
- Você pode negociar qualquer coisa - Herb Cohen;
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Comentários
Fátima Beghetto - fatimag@onda.com.br
Sexta-feira, 22 de Janeiro de 2010
Caro Ohannes
Estou desenvolvendo a capa de um livro intitulado "Justiça Restaurativa: uma visão baseada na teoria da proteção integral", e gostaria de ilustrá-la com a imagem que vc colocou no seu posto da reunião (a primeira imagem). Vc sabe dizer de quem é essa imagem? Se tem direitos autorais? Se é de algum banco de imagem? Enfim, vc sabe a fonte dessa imagem?
Agradeceria a sua atenção.
Fátima Beghetto
Marcos Coutinho - marcos@aeeventos.com.br
Quarta-feira, 12 de Agosto de 2009
Ae! Ohannes. Excelente o assunto abordado! No nosso dia a dia, as vezes deixamos de lado este "item" primordial no sucesso e desenvolvimento de qualquer setor ou empresa. A reunião é a oportunidade de todos interagirem sobre as diversas opiniões dos assuntos em pauta. Em minha opinião as reuniões devem ser feitas frequentemente, com um estudo detalhado sobre os itens da pauta, e com uma visão dos objetivos a serem alcaçados após seu término. Abraços!
Elaine Ninzoli - eninzoli@gmail.com
Sexta-feira, 07 de Agosto de 2009
Olá Ohannes!
Quero parabenizá-lo sobre os assuntos que está trazendo em seu blog. Gostei muito das dicas sobre reuniões. Deveria ser o óbvio, porém é difícil de ser praticado. Como é desagradável pessoas usando um note-book enquanto você apresenta algo na reunião!!!
Abraços e obrigada!
Elaine Ninzoli.
Ohannes - blog@ohannes.com.br
Quarta-feira, 05 de Agosto de 2009
Cadu, gostei quando vc. comenta sobre os bate-papos improdutivos e as piadinhas; não há nada pior que sair de uma reunião com a sensação de que ela foi improdutiva; a reserva da sala é outro item que muitos atropelam; enfim, lembre-se de que "menos é mais"; como foco e as dicas deste post, as reuniões tendem a trazer maiores resultados. Abs. Ohannes
Cadu - ceaalmeida@yahoo.com.br
Segunda-feira, 03 de Agosto de 2009
Ohannes, uma visão complementar: é tão comum encontrarmos profissionais - em geral, pares, colaboradores de outras áreas e fornecedores - que não tem consciência da importância de uma reunião, que acabamos por reduzir o número de encontros, visando não desperdiçarmos o precioso tempo de todos com bate-papos improdutivos envolvendo essas pessoas, que não se comportam adequadamente nessas situações. Seguem alguns pontos que ilustram meu depoimento: piadinhas e mais piadinhas no meio da reunião; atrasos (sempre as mesmas pessoas); tem gente que não respeita a reserva de sala; assuntos paralelos entre os participantes. Mas sem dúvida, muito mais importante do que driblar essas dificuldades, é estarmos atentos ao 5º passo descrito pelo BDO. Monitorando o cumprimento das definições de uma reunião, estaremos "virando o jogo" contra uma eventual reunião desastrosa. Ótimo post! Abs, Cadu.